Proveedores de Marketing a dos clics

POR: REDACCIÓN REVISTA M2M
@Revistam2m

Al contratar proveedores relacionados con el sector del marketing, un servicio tecnológico como Ormigga se posiciona como una herramienta a través de la cual una empresa puede cotizar, evaluar y elegir acertadamente a un proveedor dependiendo de sus necesidades y demandas, garantizando una reducción en tiempo y dinero, así como en riesgos asociados a procesos de contratación.

Imagine llevar a cabo un proceso de cotización y compra en línea de productos y servicios relacionados con las diferentes áreas del marketing a tan solo dos clics de distancia. A través de las plataformas tecnológicos, que cada vez toman más fuerza y se vuelven más especializados dependiendo de las necesidades y características del sector, usted podrá cotizar, contratar y controlar su proceso de compra de forma rápida y sencilla, ahorrando en costos y tiempo, y principalmente reduciendo el riesgo frente a contratos a destiempo, con provee-dores que no garanticen el cumplimiento de sus necesidades, con productos y servicios de baja calidad y con elevados precios.

Frente a tales riesgos y al tiempo y dinero que cuesta llevar a cabo el proceso de cotización acostumbrado – llamar entre 4 y 6 proveedores, contarles qué se necesita, qué quiere hacer, cómo lo quiere lograr; luego recibir las propuestas que tienen, seleccionar “a ojo” cuál es el más “adecuado” y, al elegir al proveedor, llamarlo constantemente para saber cómo va el proyecto, qué se está haciendo, cuándo se reciben las muestras o los primeros avances, por qué hay retrasos y cuándo estará el producto final – las empresas buscan en la actualidad formas, métodos o herramientas que les permitan gestionar de forma controlada a sus proveedores y garantizar en este proceso la disminución de los riegos antes, durante y después de la contratación.

“Al final tenemos una tasa de retención del 83 % de clientes que nos han probado
y nos siguen comprando, además estos siguen cerrando contratos con nosotros
y la calificación promedio con los proveedores que maneja Ormigga es de 9,2/10”.

Gerardo Mendez, CEO de Ormigga

UNA HERRAMIENTA PARA LA GESTIÓN DE PROVEEDORES EN MARKETING

Ormigga es, como lo denomina su CEO Gerardo Mendez Solano, “un servicio tecnológico para hacer compras de forma más inteligente orientada hoy en día al sector de mercadeo y publicidad (BTL, call center eventos, merchandesing, artículos publicitarios, impresos, salones, locaciones, transporte e investigación de mercado), es decir con menores riesgos para el cliente y con un ahorro en costos y tiempo. Se trata de una plataforma soportada por humanos en la cual una empresa, a través de su departamento de mercadeo o de compras, puede acceder a un software en la nube (con usuario y contraseña) y gestionar desde allí sus propios proveedores, así como proveedores afiliados a Ormigga, recibir de su parte propuestas y cotizaciones, hacer un seguimiento de su trabajo y finalmente evaluarlos.

¿Cómo funciona paso a paso?

Antes de comenzar a “navegar” por la plataforma de Ormigga hay algunos criterios que esta evalúa, con el fin de que las empresas puedan encontrar un servicio respaldado por la experiencia y calificación de otras empresas que ya han accedido a este software, así como la puntuación que otorga Ormigga: “cuando un proveedor se inscribe nosotros hacemos tres preguntas de satisfacción (sobre cumplimiento, de servicio y calidad del producto) cada vez que tiene una interacción con nosotros y con el cliente”, menciona Gerardo Mendez Solano, “a partir de allí se activan un conjunto de 19 variables de calificación al cual denominamos HUALI (Huella Automatizada Inteligente), que nos permite completar su respectiva información”.

Estas 19 variables abarcan aspectos como envío de muestras, cumplimiento de la entrega del trabajo, proactividad del proveedor, qué tan amable es, precios, plazos de pago (a 30, 60 o a 90 días), etc., todas ellas evaluadas por los clientes en un puntaje de 0 a 10, frente a lo cual Mendez explica que si uno de los criterios es el cumplimiento en el envío de propuestas, desde Ormigga se contacta al proveedor, al cual se consulta sobre la hora en la cual va a hacer el envío “si por ejemplo estipula a las 10 am y el proveedor envía en un rango entre las 10 am y las 10:10 obtendrá un puntaje de 10, y este irá disminuyendo en la medida en que demore más”, y así continuará hasta que quede descalificado definitivamente de Ormigga.

HUALI garantiza que futuros clientes tengan asegurados proveedores bien calificados bajo una serie de estándares de calidad, lo cual solo permite que estos (con puntajes por encima de 6) participen ampliamente en las diferentes convocatorias, siendo promocionados o sugeridos por Ormigga.

Así pues, para realizar el proceso de cotización y contratación con un proveedor una empresa debe seguir los siguientes pasos:

  1. 1 Ingrese su solicitud: ingresa por escrito o por voz (la plataforma cuenta con tecnología Push To Talk como WhatsApp) aquello que quiere cotizar, además el programa solicita unos ítems (tiempos de pago, entrega y contratación, formas de pago, etc.) los cuales debe completar para hacer más preciso el requerimiento.
  2. 2 Envíe y empiece a recibir propuestas (el primer clic): al enviar es posible que reciba propuestas desde minutos (mínimo 15) a muy pocos días ya que el sistema cuenta con un algoritmo que busca el proveedor adecuado (calificado con HUALI) de acuerdo a la necesidad que tiene. Ormigga garantiza mínimo tres cotizaciones en el 97 % de los casos dependiendo de la complejidad de la solicitud, pues si son requisitos poco comunes en este caso se asegura por lo menos una respuesta.
  3. 3 Reciba sugerencias: Ormigga también cuenta con un algoritmo que organiza y puntúa cada propuesta (de 0 a 100) e indica cuál le conviene más a la empresa. Esta es solo una sugerencia del sistema, pues como cliente usted es el que, a partir de las calificaciones, los detalles de las propuestas y sus necesidades elije.
  4. 4 Evalúe y contrate (el segundo clic): luego de revisadas las propuestas, seleccione la opción contratar. En este punto recibirá un contrato de forma automática, donde solo se cambian determinados campos dependiendo del proveedor, solicitud, montos, tiempos, etc.; y una factura electrónica (es posible generar facturas impresas, sin embargo la Ley ya exige a las empresas el cumplimiento al Decreto 2242 de la DIAN sobre facturación electrónica) la cual recibirá directamente al departamento contable de su empresa, ya que este sistema debe estar conectado con Ormigga.
  5. 5 Seguimiento y evaluación del proveedor: el sistema puede ayudarla a controlar los tiempos y hacer seguimiento a cada uno de los procesos pactados con el proveedor y al mismo tiempo los colaboradores de Ormigga también mantendrán un contacto constante con el proveedor para garantizar el cumplimiento del proyecto y asimismo realizar una evaluación objetiva. A partir de allí Ormigga genera un calificador final para suspender o promocionar, en su defecto, a un proveedor confiable y certificado a través de HUALI.

Ventajas del sistema

  1. 1. Organiza todos los contratos de las empresas, crea una mayor transparencia en el proceso de contratación y gestiona a sus proveedores (tanto los integrados a Ormigga como los propios de su empresa); a los cuales formaliza y califica objetivamente.
  2. 2. Reduce el riesgo ante contratos incumplidos, mala calidad de los productos y servicios, atención deficiente, etc., ya que al tener una calificación basada en 19 ítems puede predecir cuál proveedor será más confiable y conveniente.
  3. 3. Genera ahorros en tiempo, pues se estima que normalmente una empresa tarda 11 horas en cotizar, evaluar y contratar a un proveedor, mientras que este sistema reduce los tiempos a un promedio de una hora.
  4. 4. Reducción en los costos, que según el ponderado de Ormigga ha alcanzado una disminución del 30 % (en costos sobre cotizaciones o contratos previos que ya tenían los clientes), pues según señala Gerardo Mendez “el sistema maneja tantos proveedores y también clasificados que tenemos mayor posibilidad de encontrar al bueno, bonito y barato”
Para más información consulte la página web www.ormigga.com/ 
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